Verborgen ICT-kosten

In grotere organisaties zijn er centrale ICT-kosten, decentrale ICT-kosten, ICT-kosten in projecten, SaaS inkopen door de business units, outsourced ICT gerelateerde diensten en zelfs verborgen ‘Shadow IT’.  De ICT-kosten verdwijnen in de aggregatie van kosten naar afdeling, business unit, geografie of P&L. Er is daardoor geen centrale plek meer waar een dwarsdoorsnede van uw complete ICT-kosten te vinden is. Terwijl zo’n inzicht u op het spoor brengt van mogelijke besparingen of synergiën, soms wel ter waarde van vele honderdduizenden euro’s. eV-ict geeft u die inzichten,  vanuit verschillende invalshoeken door ICT-data te destilleren uit uw administratieve en technische systemen. En deze data (her-)bruikbaar te maken. Dit zodat u ICT-kosten optimaal bestuurbaar kunt maken.

Onderbouwen van ICT-kosten

ICT-kosten worden door C-level management vaak ter discussie gesteld omdat men niet begrijpt waar ze vandaan komen en waarom deze kosten gemaakt worden. Door het unieke datamodel van eV-ict kan elk niveau van samengevoegde ICT-kosten eenvoudig worden ontleed, zelfs tot op het detail van de oorspronkelijke informatiebron zoals bijvoorbeeld een factuurregel. Dit kan met behulp van de vele drill-down mogelijkheden uit de eV-ict applicatie. Zo zijn de kosten herleidbaar naar hun oorsprong en kan de inzet van ICT worden heroverwogen of bijgestuurd.

Realistische analysemogelijkheden

Als u een bepaald aspect van ICT-kosten wilde analyseren, dan werd voor dat specifieke doel een “goed-genoeg” rapportage gemaakt. eV-ict doet het anders: alle ICT-informatie met betrekking tot kosten worden doorlopend in één uniek datamodel ondergebracht. Dat is de basis waarmee u analyses kunt uitvoeren: per kostenbron, per ICT-dienst, per leverancier, per gebruiker, per ICT-component, per periode. De nieuwe analysemogelijkheden zorgen dat u gewapend bent bij elke externe- of interne ICT-kostendiscussie of veranderplan dat u wilt vormgeven.

Een gestaafd budget

Grotere veranderingen in de ICT-omgeving leveren vaak minder op dan vooraf berekend of ingeschat. Vervolgtrajecten worden gestart om de beoogde winst alsnog te kunnen realiseren. Dat heeft te maken met het ijsberg-effect: men ziet wel de top waar de verandering op gericht was en gebudgetteerd maar niet het gedeelte onder water. Daarmee worden allerlei indirecte en verborgen maar gerelateerde kosten bedoeld die in de besluitvorming niet werden gezien. En dus ook niet werden aangepakt. eV-ict brengt alle ICT-kosten en afhankelijkheden samen in één datamodel. Daardoor is de totale impact van verandering direct inzichtelijk. Vaak worden daardoor grotere gebieden zichtbaar die door de geplande verandering ook overbodig worden.  Door periodieke eV-ict rapportages kan men volgen of ook echt alle besparingen bij een verandering worden geoogst.

Redelijke en billijke doorbelasting

Het doorbelasten van ICT-kosten is vaak een finance feestje: ze moeten de kosten toch ergens kwijt kunnen. Zo’n aanpak maakt de business units afwerend als het gaat om het besturen van die “overheadkosten”. eV-ict kan doorbelastingen opstellen die gebaseerd zijn op het aantoonbare gebruik van ICT. Doordat het gebruik aangetoond kan worden, gaan business units daar ook eigenaarschap voor voelen. Dat leidt tot gerichte ICT-budgetbeheersing en het sneller absorberen van ICT-innovatie ter verlaging van kosten. Direct gevolg is ook dat er beter en gerichter ingekocht kan worden voor bijvoorbeeld licenties: de exacte gebruiksaantallen zijn immers bekend.

Validatie van veranderingen

C-level managers vinden ICT-kosten vaak torenhoog en eisen van hun business managers en hun ICT Manager uitleg en/of verlaging van ICT-budgetten. Doordat organisaties geen centraal en compleet inzicht hebben in ICT-uitgaven wordt zo’n uitleggesprek erg onplezierig. Met eV-ict worden alle ICT-kosten en al het ICT-gebruik bottom-up en top-down inzichtelijk gemaakt. Zij kunnen periodiek worden gerapporteerd en vergeleken met budgetten en trends. Op deze manier verandert verdediging in bestuurbaarheid.

Gebruikersrechten als besparingsbron

Software wordt op vele manieren, op vele plekken en met verschillende redenen gekocht. Gebundeld met systemen, als onderdeel van een SaaS-dienst, onderliggend aan een datacenter of database, anticiperend op organisatiegroei of gebruiksgroei, verkregen in evenzovele soorten licentiemodellen. Door afgenomen licenties af te stemmen op het daadwerkelijke gebruik en zo een optimaal licentiemodel te onderhandelen, kunnen zeer grote kostenbesparingen gerealiseerd worden zonder dat dat impact heeft op het operationeel functioneren van de organisatie. eV-ict kan de aanwezigheid van gebruiksrechten en het feitelijke gebruik ervan binnen haar unieke datamodel voor u in kaart brengen.

Toezicht op ICT policies

U heeft er voor gekozen om bepaalde software en/of tools niet te gebruiken in uw organisatie. Dit omdat u wildgroei van het aantal leveranciers wilt tegengaan. Volumekortingen wilt kunnen afdwingen. Of bijvoorbeeld omdat u betere databeveiliging en privacybescherming wenst bij diverse (publieke) clouddiensten. eV-ict brengt alle ICT-financiën, ICT-techniek en ICT-organisatie in één datamodel bijeen. Daarmee kunnen afwijkingen van uw policies maandelijks worden gerapporteerd. Hierdoor wordt bijsturen en eventueel ingrijpen concreet mogelijk.

Trendanalyses

Generieke trendanalyses van ICT specialisten passen zelden op uw specifieke situatie. Geval van appels en peren. Toch valt er veel te vergelijken, met externe of interne maatstaven, zolang het maar inzichtelijk is wat u precies vergelijkt. eV-ict brengt alle ICT kosten van uw eigen organisatie in een datamodel samen waardoor flexibel vergelijken mogelijk wordt, met welke maatstaf dan ook. Waarom is een ICT dienst in uw ene business unit goedkoper dan in uw andere business units? Wat kan outsourcen naar een leverancier opleveren als u de echte kosten en prestaties vergelijkt? eV-ict helpt met inzichten.